Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten

 

Grundsätzlich können Sie unsere Internetseiten nutzen, ohne dass personenbezogene Daten erhoben und gespeichert werden. Um unser Internet-Angebot immer weiter an Ihren Wünschen und Bedürfnissen auszurichten, fließen die üblicherweise bei der Internetnutzung entstehenden Verbindungsinformationen wie Datum, besuchte Seiten und IP-Adresse ausschließlich in anonyme Statistiken ein. Eine Identifikation des Nutzers ist nicht möglich.

 

Personenbezogene Daten erheben und verarbeiten wir nur dann, wenn sie notwendig sind. Dazu gehören zum Beispiel Daten aus Online-Bewerbungen und Kontaktformularen, denn sonst könnten wir Ihre Anfrage nicht bearbeiten. Alle personenbezogenen Daten werden unter Einhaltung der geltenden Rechtsnormen erhoben, gespeichert und verarbeitet. Die Daten, die wir von Ihnen erhalten, werden nur für eigene Zwecke genutzt und in regelmäßigen Abständen gelöscht (s. öffentliches Verfahrensverzeichnis).

 

Einen Überblick über die Verantwortlichkeiten nach § 4e BDSG (Bundesdatenschutzgesetz) geben wir Ihnen in unserem öffentlichen Verfahrensverzeichnis.

 

Einsatz von Cookies

 

Die HOCHBAHN setzt auf ihren Internetseiten Cookies ein, um die Nutzungshäufigkeit, die Anzahl der Nutzer und ihre Präferenzen zu ermitteln und das Internet-Angebot weiter zu individualisieren. Die Verarbeitung der Informationen erfolgt ausschließlich in anonymisierter Form. Cookies sind kleine Dateien, die von unseren Webservern auf Ihrem PC hinterlegt werden. Grundsätzlich können Sie die Internetseiten der HOCHBAHN ohne Cookies nutzen, indem Sie die Einstellung Ihres Browsers entsprechend anpassen. Sie werden dann ggf. bei bestimmten Funktionen zu einer erneuten Eingabe aufgefordert.

 

Ihr Auskunftsrecht

 

Auf Anfrage teilen wir Ihnen gern mit, ob Daten zu Ihrer Person bei uns gespeichert sind und um welche es sich handelt. Selbstverständlich können Sie diese Daten korrigieren und löschen lassen, wenn die Speicherung unzulässig oder nicht mehr erforderlich ist. Ingomar Spieß, der Datenschutzbeauftragte der HOCHBAHN, steht Ihnen bei Fragen gern zur Verfügung:

 

Ingomar Spieß

Datenschutzbeauftragter der Hamburger Hochbahn AG

Abteilung Umweltschutz, Arbeitssicherheit und Brandschutz

Steinstraße 20

20095 Hamburg

E-Mail: ingo.spiess@hochbahn.de

 

 

Öffentliches Verfahrensverzeichnis über die Verarbeitung personenbezogener Daten 

 

1. Name der verantwortlichen Stelle

Hamburger Hochbahn Aktiengesellschaft

 

2. Vorstände

Dipl.-Kfm. Günter Elste (Vorsitzender)

Dipl.-Ing. Ulrich Sieg

Dipl.-Kffr. Ulrike Riedel

Dipl.-Kfm. Helmut König

 

Datenschutzbeauftragter

Ingomar Spieß

 

Beauftragter Leiter der Datenverarbeitung

Stephan Rings

Bereichsleiter Informationsmanagement

 

3. Anschrift der verantwortlichen Stelle

 

Hamburger Hochbahn AG

Steinstraße 20

20095 Hamburg

 

4. Zweckbestimmung der Datenerhebung, -verarbeitung oder -nutzung

 

4.1 Kundendatenverwaltung

•  Abwicklung von Kundenverträgen/Abonnement
• Kundendialog und Marketing
• Videoüberwachung als Sicherheitsmaßnahme
• Beschwerdemanagement
• Führung einer Sperrliste zahlungssäumiger Kunden

 

4.2 Lieferantendatenverwaltung

• Abwicklung von Verträgen

 

4.3 Personaldatenverwaltung

• Lohn- und Gehaltsabrechnung (inkl. Versorgungsansprüche)
• Führen digitaler Personalakten
• Erfüllung sozialversicherungsrechtlicher Pflichten
• Zutrittskontrollsysteme (Verwaltungsbereiche, sicherheitsrelevante Systeme in den Anlagen)
• Internes Telefonverzeichnis (Papierform und digital)
• Personaleinsatzplanung
• Plattform für Online-Bewerbungen

 

5. Beschreibung der betroffenen Personengruppen und der diesbezüglichen Daten oder Datenkategorien

 

5.1 Personengruppen              

• Mitarbeiter und ausgeschiedene Mitarbeiter
• Bewerber
• Kunden
• Lieferanten

 

5.2 Daten und Datenkategorien          

• zu a) Name, Personalnummer, Adressangaben, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Lohn-/Gehaltsdaten, Bankverbindung, Sozialversicherungsdaten, Zeugnisse, Arbeitszeitdaten, Dienstpläne, Zutrittsberechtigungen, Bewerbungsunterlagen
• zu b) Name, Adressangaben, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Bewerbungsunterlagen
• zu c) Name, Adressangaben, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Geburtsdatum, Bankverbindung, Abrechnungs- und Zahlungsdaten, Videodaten
• zu d) Namen, Adressangaben, Telefonnummern, Vertragsdaten, Abrechnungsdaten

 

6. Empfänger, denen die Daten mitgeteilt werden können

 

6.1 Kundendatenverwaltung

• Interne Stellen gemäß des aktuellen Geschäftsverteilungsplans, die an der Ausführung der jeweiligen Geschäftsprozesse beteiligt sind (z.B. Rechnungswesen, Service und Vertrieb, Betriebsleitung)
• Externe Auftragnehmer entsprechend §11 BDSG (Rechenzentrum)
• Weitere externe Stellen (z.B. Banken und Sparkassen)

 

6.2 Lieferantendatenverwaltung

• Interne Stellen gemäß des aktuellen Geschäftsverteilungsplans, die an der Ausführung der jeweiligen Geschäftsprozesse beteiligt sind (z.B. Rechnungswesen, Einkauf)

 

6.3 Personaldatenverwaltung

• Interne Stellen gemäß des aktuellen Geschäftsverteilungsplans, die an der Ausführung der jeweiligen Geschäftsprozesse beteiligt sind (z.B. Personalverwaltung, Rechnungswesen)
• Externe Auftragnehmer entsprechend §11 BDSG (Rechenzentrum)
• Öffentliche und private Stellen, soweit vorrangige Rechtsvorschriften bestehen (z.B. Sozialversicherungsträger, Finanzbehörden, Versicherungen)
• Weitere externe Stellen (z.B. Banken und Sparkassen)

7. Regelfristen für die Löschung der Daten

 

Die Daten werden für die Dauer des Vertragsverhältnisses gespeichert. Eine Löschung oder Sperrung der Daten erfolgt nach Ablauf der gesetzlichen oder vertraglichen Nachweis- und Aufbewahrungspflichten. Diese betragen z.B. bei Kunden- und Lieferantenvertragsdaten nach den Vorschriften der Abgabenordnung und des HGB maximal 10 Jahre.

 

Bewerberdaten werden in der Regel nach 12 Monaten gelöscht.

 

Personenbezogene Daten, die uns im Zuge des Kundendialogs (z.B. Kundenportal, Beschwerdemanagement) freiwillig zur Verfügung gestellt wurden, werden in der Regel nach 24 Monaten gelöscht.

 

Die Regelfrist für die Löschung von Videodaten beträgt 24 Stunden.

 

8. Datenübermittlung an Drittstaaten

nicht geplant

 

9. Allgemeine Beschreibung zur Sicherheit der Verarbeitung

 

Die mit der Verarbeitung von personenbezogenen Daten beschäftigten Mitarbeiter haben sich schriftlich zur Einhaltung des Datengeheimnisses nach §5 BDSG verpflichtet.

 

Die Daten sind durch Zutritts-, Zugangs- bzw. Zugriffskontrolle technisch gegen unbefugten Zugriff geschützt. Die dazu notwendigen Maßnahmen werden laufend dem technischen Stand angepasst.

 

Gegen zufällige Zerstörung oder Verlust der Daten werden täglich entsprechende Sicherungsdateien erstellt.

 

 

 

Hamburger Hochbahn AG

Ingomar Spieß, Datenschutzbeauftragter